Registreren

Uitbesteden of alles zelf doen?

Webwinkel feestdagen met Jimdo

Als freelancer of kleine ondernemer ben je de spil van je bedrijf: jij bent voor alles verantwoordelijk. Zowel voor de grote beslissingen als voor de taken die je anders misschien aan een stagiair zou geven. Van dingen waar je goed in bent tot dingen die je doet omdat je ze nu eenmaal moet doen. Er is immers niemand anders die het doet. Het geld groeit je waarschijnlijk niet op de rug, dus over elke beslissing om hulptroepen in te schakelen heb je goed nagedacht en jezelf minstens 12 keer afgevraagd of je het niet toch beter zelf kan doen. In het begin is dit volstrekt logisch. Maar wanneer komt het moment waarop je moet leren dingen te delegeren om door te kunnen blijven groeien? Zodat je je weer volledig kunt storten op waar het eigenlijk om gaat in je bedrijf? Hoe weet je wat je kunt uitbesteden en wat je het beste zelf doet?


Weet hoe je prioriteiten stelt

Iemand die hier veel vanaf weet is Alina. Ze werkt niet alleen bij Jimdo, ze is ook een succesvolle trouwfotograaf in Duitsland en over de hele wereld. Vooral in het trouwseizoen, van april tot en met oktober, is het druk. Er moeten foto’s gemaakt en bewerkt worden, plannen gemaakt worden voor shoots in het komende seizoen, enz. Klinkt vermoeiend, vooral als je alles zelf moet doen.

 

Alina zou het graag allemaal zelf doen, workaholic als ze is. Ze is dol op haar werk en stort zich er vol passie op – of het nu bij Jimdo is, of als fotografe. Maar één ding was haar vanaf het begin af aan duidelijk: om haar klanten alle energie en passie te geven waarvoor ze haar boeken (naast haar geweldige foto’s, natuurlijk!) heeft ze een goede balans nodig tussen werk en privé. Die balans is altijd haar streven. Voor een freelancer is dat niet altijd zo makkelijk als het klinkt. Alina’s advies is dan ook: “Leer prioriteiten te stellen, geef dingen uit handen en automatiseer waar je kunt.” Dit maakt het leven als eigen baas een stuk makkelijker. Hier zijn Alina’s tips:

 

Wanneer is het een goed idee je prioriteiten opnieuw te bekijken?

Als je geen tijd meer hebt voor je partner en vrienden, en het gevoel hebt dat je geen tijd meer voor jezelf hebt, is dat een belangrijk signaal dat er iets moet veranderen in je workflow en prioriteiten. Als je gezondheid onder je werk begint te lijden en je je uitgeput voelt, weet je: nu is het tijd is om grenzen te stellen en ze streng te bewaken!

 

Ook als je geen tijd meer overhoudt voor je eigenlijke werk omdat je steeds druk bent met andere dingen kun je het beste eens kijken naar je prioriteiten. In mijn geval is foto’s maken mijn werk, maar soms gaat er erg veel tijd op aan social media, marketing, enz. Dan is het tijd je af te vragen: kunnen anderen deze taken beter dan ik doen?

Hoe doe je dat?

Mijn tip: Ook als eigen baas moet je zorgen dat er een eindtijd zit aan je werkdagen. Zo eindigt mijn werkdag nooit later dan 11 uur ’s avonds. Omdat ik door de week vaak na werktijd fotografeer is het belangrijk om een grens te trekken. En hoe saai het ook klinkt: zorg dat je genoeg slaap en beweging krijgt en dat je gezond eet!

Hoe stel je prioriteiten?

Hm, als ik heel eerlijk ben, ben ik daar nog steeds niet zo goed in. Ik vind het heel moeilijk om nee te zeggen, ben veel te enthousiast en ben daarom geneigd om ja te zeggen op alle interessante aanvragen. Vooral als je twee banen hebt waarin je 100% wilt geven is het belangrijk te leren prioriteiten te stellen. Gelukkig heb ik een geweldig netwerk van fotografen om me heen naar wie ik klanten kan doorverwijzen. Dan voelt de ‘nee’ toch iets minder als een afwijzing. Ik weet dat ik stellen uitstekende fotografen aanraad en ben ook blij wanneer ik opdrachten aan collega’s kan doorgeven. Een eenvoudige, maar goede prioriteitenmanager is je eigen intuïtie. Als je bijvoorbeeld het gevoel hebt dat een bruidspaar een heel ander idee heeft over trouwfoto’s dan het soort foto’s dat ik zou kunnen leveren, dan neem ik de opdracht niet aan. Noch de klant, noch ik zou ermee opschieten als ik zo’n klus wél aan zou nemen.

 

Mijn agenda is natuurlijk mijn beste vriend. Ik heb geleerd om heel consequent te plannen en om eerlijk te zijn tegenover mezelf en potentiële klanten. Eerlijke zelforganisatie helpt ook bij het stellen van prioriteiten!

Wat kun je uitbesteden?

De boekhouding en belastingaangifte, absoluut! Het zou me zo ontzettend veel tijd kosten om te zorgen dat alles klopt dat het uiteindelijk goedkoper is geld te investeren in een professional!

Wat kun je als fotograaf nog meer uit handen geven? Is niet alles dat met fotografie te maken heeft lastig uit handen te geven?

Ja, klopt. Een van de dingen die ik nooit door iemand anders zou laten doen is de communicatie met klanten. Dat helpt enorm bij het bepalen van andere prioriteiten en het is bovendien ontzettend leuk om te doen. In het trouwseizoen, als het druk is en de deadlines krap zijn, kan ik bijvoorbeeld fotobewerking altijd uitbesteden. Het bewerken van foto’s is ook hartstikke leuk, maar uiteindelijk heeft de bewerking van de beelden weinig te doen met mijn creatieve prestatie.

 

Ik heb veel tijd en liefde gestoken in het ontwikkelen van mijn eigen stijl en sjablonen, waardoor ik me er prettig bij voel om het bewerken aan een bureau uit te besteden. Het bruidspaar boekt mij vanwege mijn fotografiestijl en de look van mijn foto’s, dus ik ben heel kieskeurig als het gaat om de selectie van foto’s en de briefing aan het bureau over hoe het eindresultaat eruit moet komen te zien. Je kunt dus een hoop voorwerk doen om betere resultaten te krijgen. Ik zou ook graag alles dat met marketing, social media, blogposts schrijven en SEO te maken heeft uitbesteden. Ik weet zeker dat iemand anders dat veel beter kan doen dan ik zelf.

Ok, dus communicatie zou je nooit door een ander laten doen – wat nog meer?

Precies, voor mij is het essentieel om met het bruidspaar te praten. Mijn klanten moeten me leren kennen en zeker van hun zaak zijn als ze me boeken om de mooiste dag van hun leven vast te leggen. Ook voor mij is het belangrijk om te weten wat het bruidspaar belangrijk vindt en hoe we samen kunnen werken. Daarom zou ik ook het selecteren van de foto’s nooit aan iemand anders uitbesteden. Ik ken de klanten, weet wat belangrijk voor hen is en welke mensen het belangrijkst zijn op hun bruiloft.

En automatisering? Hoe kun je het leven in dit opzicht makkelijker maken?

Het is iets kleins, maar het maakt enorm verschil. Ik ben goed voorbereid en heb verschillende standaardmails voor afzeggingen of aanbevelingen van andere fotografen. Ik heb mijn actuele prijslijsten altijd bij de hand, want ik heb geen tijd om bij elke aanvraag een op maat gemaakte offerte te schrijven. Daarnaast heb ik vragenlijsten voor mijn bruidsparen, zodat ik vooraf de planning van een bruiloft heb en mijn werkdag goed kan plannen.

 

Ik bekijk steeds of mijn dagelijkse routine en werkprocessen beter kunnen. Tegenwoordig heb ik bijvoorbeeld nog maar een paar seconden nodig voor een bepaalde handeling in Adobe Lightroom, terwijl ik er vroeger een paar minuten voor nodig had. Het helpt erg als je de tools waarmee je werkt goed kent en het proces om ermee te werken automatiseert!

Heb je nog een laatste tip voor iedereen die eigen baas is?

Blijf plezier hebben in wat je doet! Als je dat kwijtraakt, trek dan niet meteen je bedrijf in twijfel, maar bedenk hoe je je workflow kunt veranderen zodat je weer plezier in je werk krijgt!

 

Bedankt voor je goede tips, Alina!


Wat kan ik uitbesteden?

  • Boekhouding en belastingaangifte: Het loont om dit uit te besteden.
  • Voor fotografen: Foto’s bewerken en retoucheren in het hoogseizoen, als het nodig is. Het is wel belangrijk, natuurlijk, dat de bruid en bruidegom de stijl krijgen die ze geboekt hebben. Ik kan dit doen omdat ik het voorwerk waaruit mijn fotografische look bestaat al gedaan heb. Standaardinstellingen en het type bewerking heb ik al vastgelegd en doorgegeven aan het bureau. De creatieve prestatie ligt dus nog steeds bij mij, alleen de uitvoering besteed ik dan uit.
  • Reisplanning
  • Social Media: Simpelweg om meer updates te kunnen delen.

Wat kan ik beter zelf blijven doen?

  • Communicatie met klanten: Als je dat niet doet is het lastig om hen te leren kennen. Klanten moeten weten wie ze boeken en moeten een klik met diegene hebben.
  • Fotoselectie: Je kunt zelf het beste beoordelen wat het belangrijkste is en wat bij je bruidspaar in de smaak valt.

Wat kan ik automatiseren?

  • E-mail sjablonen met prijslijsten: Voor “geen tijd, maar hier heb je een paar alternatieven”-mails.
  • Houd je werkprocessen altijd in de gaten: Gebruik bijvoorbeeld tools als Adobe Lightroom effectiever.
  • Bereid vragen en vragenlijsten voor je klanten voor: Dit maakt de dagelijkse werkzaamheden en planning van je werk makkelijker.
  • Dagelijks plan: Verberg afleidingen als Facebook en je telefoon.
Fem Eggers van Jimdo

FEM EGGERS

Allrounder


Reactie schrijven

Berichten: 4
  • #1

    Suzanne (vrijdag, 15 december 2017 22:51)

    Wat leuk om te lezen :) Geeft veel inspiratie.

  • #2

    Cor (zondag, 17 december 2017 20:23)

    Bekend verhaal! Alleen retoucheren ook maar liever zelf doen als je werk wat groter formaat verkocht wordt. Bij je laatste tip sluit ik me geheel aan.

  • #3

    Ilse (vrijdag, 12 januari 2018 08:04)

    Herkenbaar verhaal en goede tips.
    Ik vind het persoonlijk ook erg leuk om met de Website bezig te zijn.
    Jimdo is een mooi systeem alleen vind ik het jammer dat communicatie met de helpdesk zo traag is.
    Het duurt 24 uur en als je een vervolgvraag hebt moet je weer 24 uur wachten.
    Dat zou ook een verbeterpunt zijn

  • #4

    Jimdo Nederland (donderdag, 18 januari 2018 15:53)

    Hallo Ilse, bedankt voor je reactie! Ons Support Team werkt er hard aan om alle vragen van Jimdo-gebruikers te beantwoorden!